Midlertidig utilgjengelig: Hvorfor og hvordan du ringer folk i tiden med direktemeldinger

Noen tjue år siden uttrykket "ring meg når du kjører opp til hytta" vil føre til minst forvirring. Smarttelefoner er blitt en naturlig og uunnværlig del av våre bevegelser: nå kan vi nås overalt, og dette er et stort pluss. Men dette er også minus - nå kan vi nås overalt. Vi begynte å behandle problemene med personlig plass og forretningskommunikasjon på en annen måte: Noen mennesker sluttet helt og holdent å bruke telefonen for samtaler, da de vurderte å være uanstendig, arkaisk og upassende.

Telefoner har forandret seg mye i våre liv og blant annet tillot oss å slutte å snakke om dem til slutt. For bare noen få år siden, er spørsmålet "Er det høflig å ringe en kollega eller forretningspartner?" bare ikke oppsto. Her er nummeret hans, du kan ringe fra ti til seks, hvis han ikke henter telefonen, betyr det at han gikk på middag, kommer tilbake til arbeidsplassen og ringer tilbake da han hørte en melding på telefonsvareren. Og hvis vi ikke har et arbeidsnummer, men en mobil en, er det mulig å ringe da? Og hvis han jobber hjemmefra og han har et lite barn? Hva om han er i et møte? Kanskje er det bedre å først sende SMS? Eller til og med skrive på Twitter? I dag blir ny telefon etikett født, og reglene gjelder ikke bare telefoner, men også direktemeldinger, e-post og mye mer.

Stemme eller tekst?

Business Insider-forfatter og redaktør Nicholas Carlson innrømmer at han leser det meste av e-postene via appen på sin smarttelefon og går slik: han gir et veldig raskt og kort svar på 5% av e-postene; Hvis avsenderen er svært viktig, skriver et utvidet svarbrev (1% tilfeller), sender en melding til arkivet uten å lese det (74% av tilfellene), gir seg tid, vanligvis en dag eller to, til å tenke på svaret (20% av tilfellene). Det vil si, e-post er fremfor alt sakte. Enhver kommunikasjonskanal som innebærer mange bokstaver, er ikke for fort.

Men hva om du trenger å finne ut av løsningen til samtalepartneren din akkurat nå? Kan jeg ringe et nummer? Forretningskonsulent Cyrus Stoller mener at siden alle bruker smarttelefoner, må vi utvide kommunikasjonskanaler, men bruke dem i samsvar med våre behov. Han sier: "Ønsker du å få svar fra meg om tretti minutter - ring på telefon. I løpet av to timer - skriv en SMS. Innen en dag - send en melding via en direktør. På en dag eller senere - skriv en e-post." På telefonen sier han følgende: "Når du ringer nummeret mitt, kan du være hundre prosent sikker på at jeg vil forstå nøyaktig hva du vil si til meg, og at jeg mottok meldingen din. Hvis du nøler med å rive meg bort fra det jeg gjør, kanskje det er ikke så viktig. "

Når definitivt ikke å ringe

Er det noen regler når du kan og når du ikke kan ringe? Faktisk blir de dannet akkurat nå, og som i en hvilken som helst overgangsperiode er de ennå ikke løst. En mer eller mindre veletablert regel er: hvis dette ikke er en veldig viktig og presserende samtale, så er det bedre å skrive først. Men det er tilfeller når det ikke er verdt å ringe nummeret til en person på forretnings problemer. Hvis du for eksempel mottok et telefonnummer fra en venn (kollega) og personen som ga det til deg, angav du ikke om en fremmed kan ringe fritt - og nummeret til personen du trenger er ikke offentlig tilgjengelig. I dette tilfellet er det bedre å sjekke med kilden om det er mulig å referere til det.

Ikke ring hvis klokken er mer enn syv på kvelden. Ja, det er mulig at dette er barndomstid for deg, og du begynte å bli involvert i arbeidsflyten, men mange på syv om kvelden foretrekker å kaste arbeidsspørsmålene ut av hodet for å komme tilbake til dem neste morgen.

Ikke ring hvis spørsmålet som interesserer deg, krever tenkning. Vil du jobbe for vårt firma? Hvor mye er du villig til å betale for våre tjenester? Svar på disse spørsmålene er vanskelig å gi travelt, så gi personen tid til å tenke. E-post er best egnet til dette formålet.

Ikke bruk telefonen hvis din kollega eller partner er årtusen. Unge ansatte innrømmer ofte at de oppfatter en plutselig samtale uten forrige e-post som en invasjon av deres personlige plass, og mange store selskaper har fullstendig forlatt telefonene på sine medarbeideres arbeidsplasser.

Når er det bedre å bruke telefonen

Ok, det er tider når du ikke kan gjøre uten en telefon. For eksempel, hvis du trenger å nå statlig struktur. Noe forteller deg at hvis du tweeter dem, må du vente lenge på svar. Veldig lang.

Ring, hvis du har en svært viktig og viktig sak, og du er ikke sikker på at personen reagerer raskt på meldinger. Eller hvis kollegaen selv sa at telefonen for ham er den mest foretrukne kommunikasjonskanalen. I en ideell verden er alt som dette - folk møtes og sier til hverandre: "Mitt navn er Alexander, og jeg elsker å bli kalt og ikke lagt ut på Facebook." Eller omvendt: "Jeg er Tatiana, jeg hater å snakke i telefon med fremmede." I tillegg er det verdt å ringe hvis du har avtalt å ringe til en viss tid.

Hva å si?

Svært ofte, etter å ha ringt til abonnenten, går vi tapt, begynner å bli forvirret i ord og til og med glemmer det vi ønsket å si. For å unngå dette, er det tilrådelig å huske på et lite notat. Først presenter deg selv. Når en person først ringer for å diskutere et forretningsspørsmål, glemmer han ofte å gi navn eller firma hvor han arbeider, slik at samtalepartneren blir plaget av formodninger. Bare si: "God ettermiddag, jeg heter Ekaterina Ivanova, jeg er fra firmaet ..." Hvis du allerede har møtt før og ikke er sikker på at personen husket navnet ditt, fortell oss nøyaktig hvor du krysset stier. Noe som: "God ettermiddag, dette er Marina, vi møtte deg på en forretningsmiddag for hundekonkurranser."

For det andre, angi om det er praktisk å snakke med samtalepartneren: han kan jo være på en konferanse, på et forretningsmøte, på badet. Etter at du har introdusert deg selv og er overbevist om at du er klar til å lytte, kan du komme til det punktet. Ærlig, glem høflige spørsmål som "Hvordan er hunden din?" Hvis du ikke er en veterinær, selvfølgelig.

Hvordan snakker du?

Hvis du virkelig trenger å like personen på den andre enden av celletårnet, bruk veldig enkle, men effektive teknikker for dette. For å begynne, smil og sitte sånn gjennom samtalen, selv om kjeften blir sliten. Du vil bli overrasket over hvor mye alt vil endres etter det - et smil er alltid følt i en telefonsamtale.

Den andre viktige teknikken - prøv å konsentrere deg fullt ut om samtalen. Hvis Julius Caesar var på plass, ville han ha klart å skrive flere bokstaver, åpne en IP og bli enige om en forretningsmiddag med en kollega. Og jeg vil endelig overbevise samtalepartneren om at han er slemmende boor, fordi folk alltid føler at du ikke betaler full oppmerksomhet til dem. Ikke spill kabal, ikke skriv en e-post, ikke spør en kollega om å kjøpe deg kaffe - bare tilgi samtalen i bare noen få minutter.

Alle vet om den tredje metoden, men av en eller annen grunn blir det sjelden brukt. Kontakt personen ved navn. Hvis du ringer til noen organisasjon, og den mekaniske stemmen sier til deg: "Hei, Elena - hva kan jeg hjelpe deg med?" Betyr dette at personen på telefonen ennå ikke har våknet opp, er dypt tenkt og ikke hører på deg. Si: "Hei, Elena, og jeg heter Anna," og du vil se at det vil fungere som et kyss på Snow White - samtaleren kommer til liv.

E-post og direktemeldinger ga folk som ikke liker å snakke på telefon (og det er veldig mange) muligheten til å unngå det. Og telefonsamtaler seg selv har noe misfornøyd seg - mange mennesker tar ikke lenger opp telefonen hvis et ukjent telefonnummer reflekteres på skjermen: hva hvis plutselig en annonse?

Ja, for å komme til oss er det nå mye enklere enn tjue år siden. Enda enklere enn for noen år siden, fordi antall kommunikasjonskanaler stadig øker: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Reagerer ikke på meldinger i Facebook-messenger? Vi vil skrive til ham på Twitter, ringe til WhatsApp - og så videre til den uheldig personens smartphone bryter ut fra vibrasjonene og gir ikke opp nervene sine. Sammen med en økning i antall kommunikasjonskanaler endres også etiketten til bruk. Når det var vanskelig å forestille seg at du ville skrive til en person på et forretningsprosjekt på Facebook, fordi sosiale nettverk var utelukkende personlig plass. I dag er det vanskelig å forestille seg at du vil ta og ringe til en fremmed som dette hvis du har sagt sin e-postadresse.

Reglene er født akkurat nå. Kanskje i løpet av få år vil vi ha en nøyaktig liste over direktemeldinger, obligatorisk for hver type virksomhet eller posisjon, men så langt er denne listen ikke der, vi beveger oss intuitivt. Telefonsamtaler er fortsatt ikke forsvunnet, men de er blitt mye mindre - ikke fordi de er dårlige eller ubeleilige, men fordi folk har et valg. Og hvis du ikke kan stå og snakke i telefonen, er det kanskje nå på tide å angi på visittkortet Skype, Telegram eller Twitter?

bilder: AliExpress