Sist spurt: Hvordan raskt håndtere arbeidsforhold

alexander savina

Ved slutten av uken (og ved årets slutt også) Vårt eneste ønske er å raskt håndtere arbeidet og til slutt begynne å hvile. Det er et stort utvalg av bøker og håndbøker på tidsstyring - for å finne det som passer deg, er det ikke vanskelig. For de som ikke er klare til å alvorlig dvele inn i spørsmålet, har vi samlet noen tips og triks som vil bidra til å håndtere arbeidsforhold raskere og gjøre deg mer produktiv.

 

Ikke søk multitasking

De enkle rådene som få følger faktisk: For å kunne takle en oppgave raskt og bra, er det bedre å gjøre det alene og, om mulig, eliminere alle distraksjoner. Ikke alle er i stand til å konsentrere seg like godt på flere ting samtidig, spesielt hvis hver av dem krever nedsenkning og oppmerksomhet - på grunn av dette lider kvaliteten på arbeidet.

Arbeid chatterom, direktemeldinger, e-post - alt dette er veldig distraherende. Tenk på hvordan du kan kvitte deg med distraksjoner - for eksempel, ikke svare umiddelbart, så snart et varsel om en ny melding dukker opp, registrer tredjepartsoppgaver som oppstår under arbeidet for å løse dem senere, eller gruppér lignende oppgaver og sett til side tid på dagen for å løse dem. Sistnevnte vil tillate mindre distraksjon - du trenger ikke å gjenoppbygge fra en type oppgaver til en annen. For å følge dette prinsippet vil det være nødvendig med disiplin og alvorlig utholdenhet - men resultatet vil ikke vare lenge.

Planlegg arbeidsdagen din

Oppgavelisten er en enkel teknikk som gjør arbeidet mye enklere: du kan anslå den faktiske mengden oppgaver og sette realistiske frister for at de skal fullføre. Uansett hvor mye du vil tro på det motsatte, men alle oppgaver har forskjellige grader av betydning - så legg prioriteringer når du planlegger arbeidet ditt. Vurder hvilken tid på dagen du er mest produktiv, og prøv å løse de viktigste og vanskelige oppgavene på dette tidspunktet. For eksempel er mange mennesker vant til å starte dagen med å sjekke sin arbeidspost, men dette er ikke alltid den beste løsningen. Hvis du er mest aktiv om morgenen, før du blir sliten og mister oppmerksomhet, er det bedre å forlate denne tiden til de vanskeligste eller kreative oppgavene som krever konsentrasjon.

Møter kan ofte bryte en dag - for eksempel hvis de holdes et par timer etter begynnelsen av arbeidsdagen, som du ikke har tid til å fullføre minst én oppgave. Når du planlegger tiden, tenk om du har tid til å gjøre noe før og etter møtene eller mellom dem - kanskje er det lettere å utsette møtet om morgenen? I tillegg er arbeidet uforutsigbart, og du kan ha uforutsette oppgaver når som helst. Derfor er det bedre at planen for dagen ikke var veldig tett og det var nok tid til overraskelser - regner med 5-6 timer med kontinuerlig arbeid.

Sett deg selv tidsfrister - og stram dem

En av grunnene til at vi ikke klarer oppgaven raskere - mangelen på en klar frist: arbeidet tar ofte hele tiden tildelt det. Frister for vanskelige oppgaver er spesielt viktige: Vi forkorter ofte og utarbeider arbeid på en vanskelig oppgave, fordi det virker enormt for oss - en klar frist bidrar til å gjøre det mer forståelig.

For å begynne med, prøv å redusere arbeidet med en oppgave som du vanligvis bruker flere timer, i en halv time - kanskje du selv ikke vil se hvordan du skal takle alt raskere enn vanlig. Det er sant, det er verdt å være forsiktig her - sett deg realistiske tidsfrister (ikke prøv å gjøre hele dagens arbeid på to timer) og ikke ta med deg selv hvis du ikke klarer oppgaven i den tildelte tiden: du jobber ikke i konstant stress og ingen panikk.

Tilbring mindre tid med ubetydelige oppgaver.

Ikke alle arbeidsoppgaver er like viktige - så det er ikke verdt å bruke samme tid på dem. Simon Reynolds, en forretningsmessor, anbefaler å forlate ti minutter eller enda mindre for små oppgaver: oftest trenger de ikke perfekt ytelse, så du kan donere dem til å gjøre mer viktige oppgaver. Ifølge Reynolds kan man spare opptil 90 minutter om dagen - det viktigste er å forsøke å redusere tiden for oppgaver målrettet flere ganger om dagen. I tillegg er en av de beste måtene å gå inn i rytmen ved begynnelsen av arbeidsdagen å utføre en liten (dette er viktig!) Og ikke den vanskeligste oppgaven. Dette kan sammenlignes med morgentraining: du vil føle deg bedre og kunne gjøre andre ting.

En annen nyttig teknikk - prøv å bruke på å ta avgjørelser bare et minutt. Vi bruker ofte mye tid på å tenke på det, men ikke alltid de beslutningene som blir gjort blir bedre. Hvis du legger merke til at du ofte kjenner den riktige avgjørelsen, men ta tid, prøv å sette deg en 60-sekunders frist.

Velg et passende tidsstyringssystem.

Det er mange teknikker for å hjelpe deg med å bli mer produktive og bedre bygge dagen - det viktigste er å finne din egen. En av de vanligste er "tomatteknikken" (dens skaperen brukte en timer i form av en tomat). Den er basert på enkel logikk: Vi trenger tid til å bli involvert i arbeid og utføre det effektivt, og tid til hvile. "Tomatteknikk" innebærer at du deler arbeidet ditt i blokker - "tomater".

Du må stille en timer i 25 minutter (dette er en "tomat"), der du bare vil jobbe uten å bli distrahert av noe annet. Etter at timeren ringer, ta en fem minutters pause, og start deretter en ny blokk. Etter tre eller fire 25-minutters blokker, ta en lengre pause og hvil i 15-30 minutter.

Du trenger ikke å følge disse tallene nøye: tidsintervaller kan være noe, det viktigste er ikke for kort - ellers har du ikke tid til å gjøre en viss mengde arbeid uten å være distrahert. Denne teknikken er svært effektiv: For en blokk med tid der du ikke gjør noe annet enn å jobbe, kan du fange mye mer. I tillegg kan du i "tomater" måle hvor mye tid du bruker på en bestemt oppgave - og det er bedre å planlegge tiden din.

Tenk på hva du kan nekte

Det er viktig å anslå omfanget av arbeidet ditt tilstrekkelig og strengt - da blir det raskere. Coach Mark McCartney anbefaler i kaldt blod å kaste bort alle unødvendige ting: vurdere hvilken av oppgavene dine er viktigst og viktig, og som du trygt kan forlate (vel, eller prøv å delegere). Ifølge McCartney, er vi ofte enige om å gjøre noe på maskinen, ikke tenke på hvorfor denne oppgaven er viktig, og om det virkelig er så viktig.

Kritisk tilnærming bidrar til å gjøre livet enklere og prioritere. I praksis er denne anbefalingen primært opptatt av e-post - tenk på hvordan du kan optimalisere prosessen (for eksempel bruk maler eller automatiske svar på e-postmeldinger som ikke krever et gjennomtenkt svar) og om alle meldinger er verdige eller ikke.

Ta pauser

Du vet allerede dette: En sliten person kan bare ikke fungere effektivt. Ofte, for å gjøre mer, prøver vi å jobbe lengre og uten pauser, selv om det er verdt å gjøre akkurat det motsatte. Enhver som forlot studentens vane med å sove i et par timer om dagen, vet av erfaring at hvis du får nok søvn og har god hvile fra jobb om kveldene, blir du mye mer produktiv og kan gjøre mye mer enn hvis du kom til å sovne i arbeid. Også, pause så mye som mulig. På samme tid (og du vet også dette) bør pause være av høy kvalitet: du bør ikke holde fast i smarttelefonen eller begynne å bla gjennom Facebook - det er bedre å bevege seg bort fra datamaskinen en stund og avlede fra informasjonsflyten.

Vær ærlig med deg selv

Kanskje det viktigste råd: bare du kan forstå nøyaktig hva som hindrer produktiviteten din. Ofte har vi mindre tid på grunn av etablerte vaner - og her skal vi ærlig innrømme at det er verdt å endre. Når du kommer til jobb, bruker du tjue minutter å bli involvert i prosessen? Liker du å drikke kaffe med en kollega etter lunsj? Skiftes kontinuerlig mellom oppgaver og kan ikke konsentrere seg om en ting? Hold deg til budbringere? Du vet hva du skal gjøre.