Slik organiserer du arbeidsplassen effektivt

Alexandra Savina

Mesteparten av dagen bruker vi på jobb, enten kontor eller hjemmekontor. Men vi ofrer ofte vår egen komfort og sjelden tenker på hvordan rom rundt oss påvirker oss. Hvis det ser ut til deg at du ikke har tid og er påkledd i en arbeidsgruppe, er det mulig at saken er i en sammenpakket bunke av papirer på bordet hvor det er umulig å finne noe. Vi deler tips som hjelper deg med å organisere arbeidsplassen din for å jobbe mer produktivt.

Bli kvitt overflødig

Før du begynner å omorganisere arbeidsplassen, må du kaste ut alt unødvendig. Selv om du jobber mer produktivt på et urenset bord, blir det ikke vondt å bli kvitt det som ikke gir noe godt. Dette gjelder alt: arbeidspapirer, skrivesaker og andre ting - prøv å gjøre det nødvendige minimumet. Kast ut i kaldt blod som ikke hjelper deg i arbeidet ditt: Et par minneverdige ting og et favorittbilde i en ramme vil ikke forstyrre, men hvis de er mye større, kan de ta en seriøs del av arbeidsflaten.

Vårrengjøring hvert par måneder og hold det rent regelmessig. Velg den mest praktiske tidsplanen for deg selv (for eksempel 15 minutter på slutten av hver arbeidsdag eller en time på fredag) og hold deg til det - det blir enklere å vedlikeholde bestillingen, og dokumenter og papirer vil ikke samle seg på bordet. Og for å bli kvitt unødvendig var det lettere å holde en søppelbøtte ved siden av bordet. I tillegg, på slutten av dagen er det nyttig å tørke bordet med en antibakteriell klut.

Avtale med papirer og dokumenter

La oss være ærlige: papir - den viktigste kilden til søppel på skrivebordet. Og selv om vi jobber med dem mindre og mindre, er det ikke så mange selskaper som helt har byttet til elektronisk dokumentadministrasjon som det kunne ha vært. For å håndtere strømmen var enklere, på bordet kan du ha to skuffer eller to mapper - avhengig av antall dokumenter du må håndtere. I det første må du legge til alt nytt: søknader om signatur, uåpnede brev og lignende. I den andre må du sende papirene du så på, og det må håndteres senere - slik at ingenting blir igjen uten oppmerksomhet.

For papirer som du ikke trenger å håndtere akkurat nå, men som du fortsatt må bære med deg, er det bedre å ha et bestemt lagringssystem. Det trenger ikke å være kjente mapper: Hvis du ikke har mye plass på bordet, kan du prøve å henge opp spesialbakker (for eksempel for å lagre aviser) på veggen. Små notater, notater og påminnelser i stedet for en kjedelig korkplate kan henges på et spesielt rutenett. Spesielt viktige dokumenter kan skannes og lagres på en datamaskinkopi.

Tenk på systemet med snarveier og søppel - kanskje det vil være nok for deg å bare skrive inn mapper, eller kanskje det vil være nyttig å merke dem med farge for å finne det du trenger raskere. Når du legger sammen papirer, spør deg selv om du virkelig trenger dem og om du vil kontakte dem i fremtiden - det meste av det vi lagrer "bare i tilfelle" vi aldri bruker. Prøv å ikke starte mappen "Annet" eller "Diverse" - mest sannsynlig, over tid vil du glemme hva som er der.

Prøv å presentere prinsippet "Paper - action". Ikke la dokumentene og notatene ligge på bordet, betrakt dem som en handling du må utføre: For eksempel er visittkortet som telefonnummeret er skrevet en anledning til å lage en ny kontakt på smarttelefonen eller legge notat i dagboken du trenger noen å ringe

Bruk bokser og andre lagringsverktøy.

Når du har håndtert papirene, må du være oppmerksom på andre elementer på skrivebordet. Med uansett kjærlighet velger du brevpapir, er det bedre å ikke holde dem hele tiden på bordet, og få etter behov - slik at det blir mer plass og mindre støv. For små ting kan du for eksempel bruke eggskjærere. I en egen boks eller beholder er det verdt å sette det du ikke bruker veldig ofte: for eksempel et slag, en kalkulator eller et selvklebende tape.

Bokser, mapper og oppbevaringsbeholdere er billige (de finnes i samme IKEA), men de vil bidra til å bruke arbeidsområdet mye mer effektivt - både på kontoret og hjemme. Velg holdbare som vil vare lenge - og ikke glem å tenke på systemet med etiketter og søppel, som det er tilfelle med papirer.

Hold ledningene i orden

For å gjøre skrivebordet ser renere, må du skjule ledningene og skjøteledningene: Du kan kjøpe en spesiell beholder, eller du kan prøve å lage det selv - fra en skoboks. Hvis det ikke er mye plass og det ikke er noe sted å skjule ledningene, bør du i det minste forsiktig knytte dem opp slik at de ikke forstyrrer og ikke forveksles.

Sorter filer på datamaskinen

Et annet viktig punkt i organisasjonen av arbeidsområdet er sorteringen av filer på datamaskinen. Hvis du ikke har gjort det ennå, sett av en time eller to for å organisere dokumenter på en ny måte: det er skummelt å ta på seg, men da vil du takke deg selv. På samme måte som i vanlige papirer, er systematisering og etiketter som passer for deg, veldig hjelpsomme. Hvis du ofte må jobbe med ulike versjoner av samme dokument, er det nyttig å vurdere et navngisystem som er forståelig for alle ansatte som jobber med oppgaven. I tillegg kan navnet på hver ny versjon legge til datoen og om nødvendig tid - det vil være så lett å forstå når de siste endringene ble gjort, og sammenligne versjoner.

Mapper som du ikke trenger akkurat nå, men vil være nyttig i fremtiden, kan du arkivere - så det blir lettere å navigere. En kopi av de mest verdifulle dokumentene skal lagres i skygtjenesten - bare i tilfelle.

Ordne ekstra lagringsplass.

Dette rådet er nødvendig først og fremst for de som jobber hjemmefra, og ikke bare med dokumenter, men også med mer voluminøse materialer: Hvis du legger papirer på bordet for helgen på kontoret, er det ikke så skummelt, da hjemme vil du at rommet skal være så rent som mulig. Ikke alle har et eget kontor eller et stort arbeidsområde, men i dette tilfellet er det en vei ut. Du kan legge hengende hyller over bordet eller arrangere ekstra lagring under.

Del arbeidsplassen i soner

Dette er en nyttig teknikk som vil hjelpe deg med å håndtere mer effektivt med ulike oppgaver: Ta et sted for å jobbe på en datamaskin og et eget område for oppgaver som kan løses uten det - med trykte dokumenter eller for eksempel brainstorming med en notatbok i hånden. Selv om du har et lite bord, kan du fortsatt sone plassen: det er nok for eksempel å flytte over til den andre siden eller sitte på en vanlig sofa.

Hvis du jobber hjemmefra, er det svært viktig å tildele et eget arbeidsrom (selv om det er en del av et kjøkkenbord eller et lite sammenleggbart bord). Dette er først og fremst nødvendig for å skille arbeid og privatliv (hjemmefra kan det være vanskelig å bytte fra en modus til en annen), men det kan være nyttig ut fra et mer praktisk synspunkt. For eksempel er det nyttig å ha en egen arbeidsdator som barn ikke vil nærme seg og som ikke vil bryte med det mest upassende øyeblikket.

Hold ting for hånden

Vi tror at du bruker dette prinsippet uansett, men det vil være nyttig å si det igjen. Når du oppretter et hjemmekontor, organiserer plassen og bestemmer hvor en eller annen ting vil lyve, start først og fremst av hvordan arbeidsflyten er strukturert. De mest nødvendige tingene bør alltid være til stede, ellers veiledes av hvordan du bruker objekter - for eksempel, hold papir nær skriveren og klistremerker - i nærheten av området der du vanligvis jobber med dokumenter eller les nødvendige bøker for arbeid.

Ta vare på ting som får deg til å føle deg bedre.

Tenk over arbeidsplassen, ikke glem om komfort - også i små ting. Det er veldig viktig å velge en komfortabel stol slik at det ikke er smerte i ryggen og nakken, for å ta vare på tilstrekkelig belysning (hvis det er mørkt på kontoret, kjøp en bordlampe) og andre ting som kan gjøre kontoret til å fungere bedre - for eksempel en pute under håndleddet som bidrar til å forhindre utseendet på tunnelsyndrom, eller fotstøtte, noe som letter belastningen på bak og nakke.

Ikke spis på skrivebordet ditt

Selv om dette rådet ikke er knyttet til organisering av rom, men til organisering av arbeidsprosessen, og det virker åpenbart, blir de ofte forsømt - men forgjeves. Når du spiser på skrivebordet, kan du spise mer uvitende (når vi er opptatt, legger vi ikke merke til hvor mye vi spiser, selv om vi ikke er sultne, og ofte velger vi ikke de mest nyttige snacks). I tillegg vil en lunsjpause (om enn liten) bidra til å distrahere fra virksomheten og komme tilbake til dem med nye krefter.

Hvis snacking ved skrivebordet ditt ikke kan unngås, velg mat som ikke smuldrer, søl eller flekker (risting av krummer fra tastaturet eller spilling av suppe på en arbeidsbærbar datamaskin er et trist prospekt), prøv å være forsiktig og ikke forstyrre andre (en sterk lukt av mat kan vær ubehagelig for kolleger), ryd deg opp etter deg selv og sørg for å tørke bordet etter middagen.

bilder: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store

Se på videoen: Kjøpsatferd i det profesjonelle markedet (November 2024).