Sjekkliste: 8 tegn på at du ikke vet hvordan du skal allokere tid

alexander savina

Det ser ut til å evaluere effektiviteten av tidsstyringsevner veldig enkelt: hvis du har tid til å gjøre alt arbeidet innen den angitte perioden eller er i stand til å akselerere i en kritisk situasjon og utføre oppgavene så raskt som mulig, så er alt i orden. Men noen ganger problemer med tildeling av tid er ikke så åpenbare - for eksempel, hvis du har tid til alt, men fra tid til annen føler du at du handler på grensen av mulighetene. Vi forstår hvordan vi forstår dette - og hva vi skal gjøre med det.

1

Du kan ikke estimere hvor lenge handlingen din vil ta.

Hvis du oppdager at du er stabilt sent i fem til ti minutter (å jobbe, møte venner og hvor du er), er problemet kanskje at du ikke fullt ut forstår hvor mye tid du har forskjellige oppgaver. Dette skjer - du ser ut til å være sikker på at saken er enkel, og bare i slutten innser du at du trenger ytterligere ti minutter.

Den gode nyheten er at du kan takle dette: Hvis du legger merke til en tilbøyelighet til å planlegge alt på samme tid, legger du bare på hvert tilfelle to ganger - eller i hvert fall de femten ekstra minuttene. Mange bruker denne teknikken når de planlegger sin arbeidsdag: Husk at en uventet force majeure alltid kan settes inn i en harmonisk liste over oppgaver.

2

Du har ingen klar plan for dagen.

En oppgaveliste er et av de enkleste og mest effektive verktøyene for tidsstyring: takket være det kan du enkelt forstå hvor mye tid du har brukt på oppgaver og hvor systemet krasjer. Alt dette betyr selvfølgelig ikke at du må stole på dagen opp til minuttet - men i det minste å forstå listen over spørsmål og tenke på hva og i hvilken rekkefølge du vil være engasjert i, er alltid nyttig.

Mange i arbeidet og utsiden hindres av følelsen av at det er for mange problemer, og det er ikke klart hvilken man skal ta i utgangspunktet. Dagboken eller forretningsplanen løser dette problemet og legger til spesifikasjoner på dagen: listen over ting skremmer langt mindre enn kaoset i hodet mitt.

3

Du er redd for å delegere

"Hvis du vil gjøre noe godt, gjør det selv" - en populær, men ikke den mest produktive ideen: det er alltid risiko for å samle så mange ting som du ikke enkelt kan takle dem. Hvis du er vant til å følge prosessen fra begynnelse til slutt og ikke er klar til å gi slipp på kontroll, men dette begynner å forstyrre produktiviteten, bør du vurdere om det er på tide å delegere deler av oppgavene til noen andre.

Og hvis du slipper av arbeidsprosessene, er du ikke klar ennå, så er det ganske mulig å overlate rengjøringen til noen andre, og i stedet for å lage mat etter en travel dag - bestille mat hjemme. Frittid kan brukes på hvile - for å være mer produktiv neste dag.

4

Du prioriterer ikke

For å optimalisere tiden er det ikke nok å forstå hva du trenger å gjøre om dagen - du må også vurdere hva som er viktig å gjøre akkurat nå, og hva som kan vente. "Svært ofte utsetter vi viktige oppgaver, de som legger press på oss - på grunn av den mentale innsatsen vi må sette for å konsentrere seg om dem," sa coach Kimberly Medlock.

Det er lettere å svare på et dusin brev, selv om de ikke krever en presserende reaksjon, enn å ta opp en stor og viktig rapport som må sendes så snart som mulig - selv om det er mer produktivt å være oppmerksom på den andre. Hvis dette er tilfelle - prøv å revurdere prioriteringene: uansett hvor vanskelig det er å ta på seg hoveddelen av arbeidet, vil du sikkert være takknemlig for deg selv at du gjorde det.

5

Du prøver å gjøre ti ting samtidig.

Ikke alle eksperter anser multitasking å være en god idé. Og hvis det er lett å takle to mekaniske tilfeller (for eksempel å lytte til en podcast og samtidig), er to handlinger som krever kontinuerlig oppmerksomhet (for eksempel å se på en TV-serie og prøver å svare på e-post samtidig) vanskeligere å kombinere - mest sannsynlig vil du raskt bytt fra en oppgave til en annen.

I motsetning til hva logikken dikterer, vil du nok sannsynligvis håndtere saken hvis du bare tar hensyn til ham. Du kan prøve den berømte "tomatteknikken": start en timer i tjuefem minutter og bli ikke distrahert av noe på dette tidspunktet - når tiden er opp, kan du ta en fem minutters pause.

Du kan prøve mindre strenge metoder - for eksempel å tildele en bestemt tid til en bestemt oppgave (tidsfristen gjør at du arbeider raskere - det viktigste må ikke overbelastes) eller bare prøve å minimere eksterne stimuli. Start med en epost: i stedet for å rush for å sjekke det en gang hver halvtime, sett til side noen få minutter to eller tre ganger om dagen.

6

Du er ikke avslappende

Etter studentårene kommer mange til å møte en vanskelig oppdagelse: Ikke sov hele natten, og så, som om ingenting hadde skjedd, kan de ikke gjøre forretninger. Du har sikkert lagt merke til at i dagene da du ikke sov eller bare ble veldig sliten, blir du distrahert oftere, og arbeidet går mye tregere enn det kunne.

I slike tilfeller er det alltid en risiko for å falle i en farlig rut når du innser at du gjorde svært lite om dagen og ferdig med ting sent på kvelden - slik at du ikke får nok søvn neste dag og jobber mindre enn du kunne. Hvis du tar deg selv i dette, vet du at den beste produktivitetshjelpen er en god drøm (ikke glem om hygienen!).

7

Du vet ikke hvordan du sier nei

For mange oppgaver er rett og slett umulig å oppnå: Prøv å gjøre alt på en gang, på et visst stadium må du kanskje ofre enten kvalitet eller vilkår. Det er alltid de som rundt deg som ber om en tjeneste eller tjeneste, det ser ut til at det ikke er noe galt med en liten bedrift - til du skjønner at mange forespørsler forstyrrer din egen, mye viktigere for deg.

Det er like enkelt å overvurdere hvor mange oppgaver du kan ta på, samt å gjøre en feil med tiden som trengs for dem - og alt dette i sin tur kan føre til utbrenthet. Derfor er det så viktig å lære å si "nei" i tide: det er bedre å umiddelbart nekte å gjøre noe enn å fylle opp frister, å gjøre alt dårlig, eller bare for å bli utmattet.

8

Du prøver å gjenopprette din rytme

De hyppigste rådene som kan høres når det gjelder produktivitet er: "Kom deg opp tidlig og gjør mer om morgenen" - dette er hva Anna Wintour, Tim Cook og Richard Branson angivelig gjør. Kanskje inspirert av deres eksempel, står du opp om fem om morgenen for å trene, å møte kjæresten din til frokost og være på kontortabellen allerede klokken ni - men i stedet for munterhet og vilje til å avslutte saker, føler du deg overveldet og sliten.

Dessverre er det ingen universell oppskrift på produktivitet. Det er mulig at det blir lettere for deg å trene og møte venner ikke tidlig om morgenen, men om kvelden etter jobb - og toppen av produktiviteten din er ikke klokken ni om morgenen, men om tre på ettermiddagen etter lunsjpause. I stedet for å prøve å bli en lark, lytt til kroppen - så du vil føle deg mye bedre.

bilder: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com